ما الذي تتحقق منه؟
1. راجع المستند والعميل
طابق رقم الفاتورة والعميل وحالة المستند والمبلغ المستحق. لا تستخدم مسودة أو فاتورة ملغاة لإثبات تحصيل نهائي.
2. طابق العملة والدقة
قارن عملة المدفوعات بعملة الفاتورة. إذا اختلفتا، احتج إلى تحويل موثق بتاريخ وسعر صرف واضحين؛ لا تجمع المبلغين كما هما.
3. سجل المرجع مرة واحدة
استخدم مرجع البنك أو وسيلة التحصيل وتاريخ العملية. تحقق من وجود المرجع قبل التسجيل لتجنب تكرار المدفوعات، واحتفظ بمستند الإثبات وفق سياسة الشركة.
4. تحقق من المتبقي بعد كل دفعة
في المثال التوضيحي: فاتورة 100 ودفعة 40 من نفس العملة تعني متبقيًا 60. راجع النتيجة قبل الدفعة التالية ولا تسجل مبلغًا يتجاوز الرصيد.
5. افصل التحصيل عن الترحيل المحاسبي
تسجيل دفعة في دورة الفاتورة لا يعني إنشاء قيد في دفتر الأستاذ تلقائيًا. تحقق من آلية الربط وصلاحية الترحيل والفترة المالية لدى النظام المستخدم.
6. راجع التقرير والإثبات
طابق رصيد العميل مع الفاتورة والمدفوعات وكشف البنك. راجع القيود المرحّلة وميزان المراجعة على حدة؛ التصحيح المحاسبي يجب أن يحافظ على أثر العملية الأصلية.
الخطوة العملية التالية
جرّب فاتورة ودفعتين في بيئة اختبار. تحقق من الرصيد بعد الأولى ومن إغلاق المستحق بعد الثانية، ثم راجع دفتر الحسابات لمعرفة ما رُحّل فعليًا.