Was sollten Sie prüfen?
1. Rechnung und Kunde prüfen
Gleichen Sie Nummer, Kunde, Status und offenen Betrag ab. Entwürfe oder stornierte Rechnungen belegen keinen endgültigen Zahlungseingang.
2. Währung und Genauigkeit vergleichen
Bei verschiedenen Währungen sind Umrechnungsdatum und Wechselkurs zu dokumentieren. Addieren Sie die Beträge nicht direkt.
3. Referenz einmal erfassen
Verwenden Sie Bankreferenz und Datum. Suchen Sie vorab nach vorhandenen Referenzen und bewahren Sie Nachweise nach Firmenrichtlinie auf.
4. Restbetrag kontrollieren
Beispiel: Rechnung 100, Zahlung 40 in derselben Währung, Rest 60. Prüfen Sie den Saldo vor der nächsten Zahlung und überschreiten Sie ihn nicht.
5. Zahlung und Buchung trennen
Eine erfasste Zahlung erzeugt nicht automatisch eine Hauptbuchbuchung. Prüfen Sie Anbindung, Buchungsrechte und offene Periode.
6. Nachweise abstimmen
Gleichen Sie Kundensaldo, Rechnungen, Zahlungen und Kontoauszug ab. Prüfen Sie Buchungen und Saldenliste getrennt; Korrekturen müssen die ursprüngliche Historie erhalten.
Ihr nächster Schritt
Testen Sie eine Rechnung mit zwei Zahlungen. Kontrollieren Sie Rest und Ausgleich, dann die tatsächlich erfolgten Buchungen.